Conditions générales d’abonnement

Les présentes conditions régissent la souscription au service EkonomIA, édité par VARSO CONSULTING (voir les mentions légales), et l’usage qui en est fait.

Le service est réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Il n’est pas proposé aux consommateurs, et les dispositions protectrices du droit de la consommation ne lui sont pas applicables.

La souscription vaut acceptation sans réserve des présentes conditions, dans leur version en vigueur à la date de souscription.

EkonomIA permet de déposer des factures fournisseurs, d’en extraire automatiquement le détail, d’en tenir l’historique de prix, et d’en tirer des alertes, des comparaisons entre fournisseurs et des analyses d’achat.

Le service est proposé en paliers. Un palier n’est ouvert à la souscription que lorsque son contenu existe réellement : à ce jour, Essentiel, Marge et Pilotage sont ouverts. Les fonctionnalités présentées comme prévues ne font l’objet d’aucun engagement de date.

Le palier Essentiel couvre les achats : lecture des factures, historique des prix, alertes de hausse, comparaison entre fournisseurs et anomalies. Le palier Marge y ajoute les fiches techniques et leur coût, les prix de vente et objectifs, l’import des ventes et des pertes, la clôture mensuelle et les exports comptables. Le palier Pilotage y ajoute l’inventaire et le food cost réel, l’analyse financière du mois et la lecture du bilan comptable, le menu engineering, l’analyse des écarts d’achat, l’imputation comptable proposée, la lecture des factures électroniques, les avoirs et l’assistant métier.

Ce que le service n’est pas. EkonomIA n’encaisse jamais de paiement pour votre compte et n’est pas un logiciel de caisse. Il ne produit pas d’écritures comptables et ne constitue ni un conseil comptable, ni un conseil fiscal, ni un conseil juridique : il produit des données et des exports destinés à vous et à votre comptable.

Le compte s’ouvre en ligne. L’essai dure 30 jours, sans carte bancaire, porte sur le palier Marge (le plus complet des paliers ouverts) et n’est pas reconduit automatiquement : à son terme, sans souscription de votre part, l’accès se ferme et rien ne vous est facturé.

Un abonnement couvre un établissement. Vous garantissez être habilité à engager l’établissement pour lequel vous souscrivez, et à déposer les documents que vous nous confiez.

Les prix sont exprimés hors taxes, par établissement et par mois. La taxe sur la valeur ajoutée s’ajoute au taux en vigueur. L’éditeur est identifié sous le numéro de TVA FR24000196138.

• Essentiel : 39 € HT / mois, ou 429 € HT par an, soit un mois offert.
• Marge : 89 € HT / mois, ou 979 € HT par an, soit un mois offert.
• Pilotage : 149 € HT / mois, ou 1 639 € HT par an, soit un mois offert.
• Un changement de palier prend effet immédiatement et se facture au prorata des jours restants de la période en cours.
• Aucun frais d’installation, aucun frais de mise en service, aucune facturation à l’utilisateur.
• Amorçage assisté : 349 € HT en une fois, option proposée à la souscription et jamais imposée : nous construisons votre référentiel à partir de vos douze derniers mois de factures.

Une révision des prix ne peut prendre effet qu’à l’échéance suivante et vous est notifiée par e-mail au moins 30 jours à l’avance. Vous pouvez alors résilier sans frais avant sa prise d’effet.

Le paiement s’effectue par carte bancaire, par prélèvement automatique à chaque échéance, via notre prestataire de paiement. Aucune donnée de carte bancaire ne transite par EkonomIA ni n’y est conservée.

En cas d’échec de paiement, nous vous en informons et de nouvelles tentatives sont effectuées. À défaut de régularisation sous 15 jours, l’accès peut être suspendu. Vos données ne sont pas supprimées pendant cette suspension, et l’accès est rétabli dès le paiement.

Abonnement mensuel : sans engagement. Il se reconduit de mois en mois et vous pouvez le résilier à tout moment, depuis votre espace, sans motif et sans préavis. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée : vous conservez l’accès jusque-là.

Abonnement annuel : souscrit pour douze mois. Il peut être résilié à tout moment pour la fin de la période en cours ; la période entamée reste due.

Les sommes déjà réglées au titre d’une période entamée ne sont pas remboursées au prorata, sauf lorsque la résiliation résulte d’une révision de prix, d’un changement de sous-traitant ou d’une modification des présentes conditions que vous refusez.

Après la fin de l’abonnement, vos données restent exportables pendant 30 jours. Elles sont ensuite supprimées. Vous pouvez aussi les exporter et supprimer votre compte vous-même, à tout moment, sans nous en demander l’autorisation.

Nous pouvons résilier ou suspendre un compte en cas d’usage manifestement frauduleux, d’atteinte à la sécurité du service ou de non-paiement persistant, après vous en avoir informé et vous avoir laissé la possibilité de vous expliquer, sauf urgence de sécurité.

Le nombre de factures traitées est illimité. La lecture automatique d’un document a un coût réel : au-delà de 300 factures par mois et par établissement, nous nous réservons le droit de vous contacter pour convenir d’un aménagement. Nous ne suspendons jamais un traitement en cours sans vous avoir parlé.

Le palier Essentiel ouvre 2 comptes utilisateurs, le palier Marge en ouvre 5. L’accès du comptable que vous invitez est gratuit et illimité : ce n’est pas une licence, c’est un partage que vous maîtrisez et révoquez.

• Vous êtes responsable de l’exactitude des informations que vous saisissez et des documents que vous déposez.
• Vous préservez la confidentialité de vos identifiants et de ceux des personnes que vous invitez.
• Vous n’utilisez pas le service pour déposer des documents dont vous n’avez pas le droit de disposer.
• Vous n’entravez pas le fonctionnement du service et n’en contournez pas les limitations techniques.

Les données que vous déposez et celles qui en sont dérivées (vos factures, vos fournisseurs, vos articles, vos historiques de prix) sont et restent votre propriété, sans réserve.

Nous ne les exploitons que pour vous rendre le service. Nous ne les vendons pas, ne les cédons pas et ne les utilisons pas pour entraîner un modèle, et nous l’exigeons contractuellement de nos prestataires, dont la liste est publiée.

L’export intégral de vos données est disponible à tout moment depuis votre espace, dans un format ouvert, sans intervention de notre part. Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de protection des données.

La lecture des factures est automatique. Elle est fiable, mesurée, et elle n’est pas infaillible. C’est pourquoi aucune facture n’entre dans vos données sans que vous l’ayez validée : chaque document lu vous est présenté pour confirmation, et les points incertains vous sont signalés comme tels.

Les chiffres, alertes, comparaisons et analyses produits par le service sont des aides à la décision, établies à partir des documents que vous avez validés. Ils ne constituent ni des documents comptables, ni des documents fiscaux, et il vous appartient de les vérifier avant d’en tirer une décision commerciale, notamment avant d’adresser une réclamation à un fournisseur.

Nous sommes tenus d’une obligation de moyens. Notre responsabilité ne peut être engagée qu’en cas de faute prouvée, et elle est limitée aux dommages directs, dans la limite des sommes que vous avez versées au titre de l’abonnement au cours des douze mois précédant le fait générateur. Cette limitation ne joue ni en cas de faute lourde ou dolosive, ni dans les cas où la loi l’interdit.

Nous mettons tout en œuvre pour que le service soit accessible en continu, sans souscrire à ce stade d’engagement chiffré de disponibilité : nous préférons ne rien promettre que nous ne mesurions pas encore.

Les interventions de maintenance programmées sont annoncées à l’avance lorsqu’elles sont susceptibles d’interrompre le service. Le service évolue : des fonctionnalités s’ajoutent, d’autres se transforment. Une évolution qui retirerait une fonctionnalité essentielle d’un palier souscrit vous serait notifiée 30 jours à l’avance et ouvrirait droit à résiliation sans frais.

Le service s’appuie sur des prestataires dont la liste, le rôle et la localisation sont publiés. Tout ajout ou remplacement est publié avant sa mise en œuvre. Si un changement ne vous convient pas, vous pouvez résilier sans frais, avec remboursement au prorata de la période entamée.

Toute modification vous est notifiée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Vous pouvez résilier sans frais avant cette date ; à défaut, la poursuite de l’usage vaut acceptation.

Aucune des parties ne peut être tenue responsable d’un manquement résultant d’un événement de force majeure, y compris la défaillance durable d’un réseau, d’un fournisseur d’hébergement ou d’un prestataire indispensable au service.

Les présentes conditions sont régies par le droit monégasque. À défaut de résolution amiable, les tribunaux de la Principauté de Monaco sont seuls compétents.

Une question sur ces conditions, avant ou après souscription : contact@ekonomia.io.